3〜5人のタスク管理ツール比較：Trello・Asana・Notionの選び方

3〜5人のタスク管理をTrello・Asana・Notionで比較。無料枠の人数と共有条件、制作案件の管理例から、少人数で使い始める際の選び方を解説します。

3〜5人で使うタスク管理は、担当者と期限に加えて、誰の確認待ちかを見つけられるものを選びます。Trello、Asana、Notionは候補になりますが、無料プランの人数やコンテンツ制限が異なります。「少人数だから全部無料で足りる」と判断せず、実際に参加する人を数えましょう。

以下は2026年10月8日に確認した公式仕様と、架空の制作案件を使った選定方法です。入力速度を実測した順位ではなく、どの条件を優先して試すかを決める比較です。

三つの製品に同じ案件を用意する

比較用の案件は、問い合わせサイトを1ページ作る仕事とします。代表者が窓口、担当Aがデザイン、担当Bが実装、外部担当が原稿、顧客担当が確認する5人の構成です。社内メンバーと外部ゲストは分けて数えます。

タスク	主担当	完了の条件	次に待つもの
原稿を準備	外部担当	指定の文書へ記入	窓口の内容確認
デザインを作成	担当A	確認用データを共有	顧客の承認
ページを実装	担当B	確認環境で表示	窓口の点検
公開を判断	代表者	顧客の確認を記録	公開日時

「デザイン完了」と「顧客承認済み」は分けます。作った人が完了にしても、次の人が着手できない場合があるためです。この違いを一覧から見つけられるかを各候補で確認します。

Trello Freeは1ワークスペースにつき最大10人のコラボレーター、最大10ボードです。Asana Personalは2ユーザーまで無料と案内されています。Notion Freeはメンバーが複数の場合にブロック制限があります。Trello、Asana、Notion

Asanaを社内3人で使う場合、現在のPersonalの無料人数には収まりません。Notionも、個人の無料利用と複数メンバーでの継続運用を同じ条件で見ないようにします。必要な人数と権限を満たすプランを先に決めてください。

最初の比較では、「今日の自分の仕事を見る」「担当・期限を変更する」「確認待ちへ移す」の三つを試します。毎日使う操作が続けられれば、細かな集計機能は後から確認できます。

Trelloを試すなら、列の移動だけで状態が伝わるか、待ち状態に理由と確認日を残せるかを見ます。Asanaを試すなら、タスクの一覧や担当別の確認が自分たちの仕事に合うかを見ます。Notionを試すなら、自由に作れる項目が増えすぎず、全員が同じルールで更新できるかを確認します。

操作に慣れた一人だけで評価しないことも大切です。普段あまりツールを使わない人が、電話対応の後に記録できるかを見ましょう。最初の設定時間と毎日の入力時間は分けて記録します。

顧客や外注先を招くなら、社内の案件すべてが見えない構成にします。案件ごとの共有ができても、添付や関連ページの権限が別に広がっていないか確認が必要です。

TrelloのStandard・Premiumでは、同じワークスペースの複数ボードに参加するゲストが課金対象になります。1案件だけの外注先と複数案件を担当する人では、費用が変わる可能性があります。Trelloの複数ボードゲスト

Notionではメンバーとゲストを区別し、ページの共有範囲を確認します。料金を抑えることだけを理由に、本来必要な役割を不自然に変えないでください。Notionのメンバー・ゲスト管理

導入の判断は、タスクを登録した瞬間ではなく、担当変更や修正を経て納品できるかで行います。案件が完了した後も、何を納めたかとその承認を探せるか確認します。

比較用の記録には「更新を忘れた回数」「状態を尋ねる連絡」「資料を探した場面」を残します。これは性能の一般的な順位を作るためではなく、自社の運用との相性を確認するためです。

まず無料条件または試用条件に合う候補を二つ選び、同じ架空案件を登録してください。文書までまとめる必要がなければ単純な運用を選び、仕様書とタスクを行き来する負担が大きければ統合する価値を検討します。人数、権限、毎日の更新がそろうものが、使い続けやすい候補です。