ヒアリングメモからAI提案書を作る：事実と未確認を分ける

ヒアリングメモから提案書をAIで下書きする方法。事実・希望・提案・未確認の入力表、範囲と実績の確認、見積もりと編集時間の評価を解説します。

ヒアリングメモをAIへ渡す前に、顧客が話した事実、自社が提案したいこと、まだ確認していないことを分けましょう。AIは提案書の構成や説明文のたたき台に使えますが、見積額や納期を決定する担当者にはなりません。少人数の事業ほど、文章作成と約束の確定を分けておくと確認しやすくなります。

最初は、顧客へ提出する資料全体を一度に作るより、目的、課題、実施範囲、次の確認事項を整理する用途が向いています。以下では架空の案件を使い、入力表と確認方法を示します。

メモを四つの区分へ整理する

架空の案件として、地域の店舗からWebサイトの更新を相談された場面を考えます。「予約が電話中心」「店休日が分かりにくい」はヒアリングで確認した事実です。一方、「オンライン予約を入れれば売上が増える」は、その場では確かめていない推測になります。

「来月中」は希望であり、受注側が納期を承諾したという意味ではありません。ヒアリングの時点で確定していない項目を、そのまま提案の前提にせず、条件を付けて整理します。

下書きに顧客の個人名や連絡先が不要なら、「店舗A」「担当者」と置き換えても構成を考えられます。売上、顧客名簿、個別契約などの情報は、業務で利用するサービスの契約や社内ルールを確認してから扱います。

OpenAIはAPI向けのガイドで、指示、参考情報、例を整理して渡す方法を説明しています。提案書でも、会社の文章ルールと今回の案件情報を分ける考え方が使えます。ただし、指示を詳しく書いたことだけで誤記がなくなるわけではありません。OpenAIのプロンプト設計ガイド

具体的には「目的は店休日案内の更新」「確認済み事実は入力表の範囲」「予算・納期は未確定」「自社実績を追加しない」と渡します。参考として過去提案を使う場合は、別案件の社名、価格、実績、条件が混ざらないよう、再利用してよい構成だけを取り出します。

最初の出力は、背景、目的、提案内容、対象外の作業、進め方、確認事項の見出しに絞ります。顧客が相談していない大きな施策が混ざっていないか、依頼の中心が抜けていないかを確認してください。

店舗Aの例なら、初期案は「店休日案内の整理」「更新手順の用意」「担当者への引継ぎ」で十分な場合があります。AIが予約システム導入や広告運用まで広げたら、追加提案として検討するか、今回の範囲から外すかを人が決めます。

構成が固まったら、各項目を短い説明へ展開します。「更新作業が不要になる」といった断言ではなく、誰がどこを更新する仕組みにするかを説明すると、提案を実施後の運用まで想像しやすくなります。見栄えを整える前に、作業の範囲と担当を一致させましょう。

提案書に登場する数字を集めて確認します。金額、日数、ページ数、修正回数、対応時間には、それぞれ根拠が必要です。自社が実施していない案件を「豊富な実績」と表現していないかも点検します。

成果を保証する数字がなくても、何を納品し、どう確認するかは具体的にできます。例えば「店休日が正しく表示されるかを担当者と確認する」と書けば、売上増加を約束せずに完了条件を示せます。

候補のAIを比べるなら、同じ架空案件と同じ入力表を使います。文章の長さが違うだけで作業時間も変わるため、見出し数や出力する範囲もそろえます。確認するのは、事実の保持、提案範囲、未確認事項、数字の追加、読みやすさです。

時間は、入力準備、生成待ち、事実確認、編集、資料への転記に分けます。短い本文が出る速度だけでは、提案書を完成させる作業全体を比べられません。自社の表現へ直す手間が多い場合は、文章例や用語集の整備を先に試す価値があります。

架空の計算例で、月5件の提案書のために追加固定費3,000円を払うなら、1件当たり600円です。修正が1件15分で、社内評価の時給を2,000円と仮定すると、修正分は500円になります。合計1,100円に入力準備などの時間を加え、手作業と比較します。この数字は製品価格や時短の実績ではありません。

完成した下書きは、見積書、スケジュール、作業範囲と並べて確認します。提案書では「無制限」と書き、見積書では「2回まで」となっているような不一致は、表現の問題ではなく契約前の認識違いにつながります。

未確認項目は、顧客に質問するものと自社で調べるものへ分けます。公開前の素材確認や担当者の作業予定は、AIに文章を作り直させても確定しません。次の打合せで確認する質問をまとめ、回答後に提案書を更新します。

利用人数や管理機能は個人用AIとチーム契約の比較、打合せの記録づくりはAI議事録の選定で検討できます。顧客の課題と自社が引き受ける作業を説明できる状態にしてから、文章やデザインを整える順序で進めましょう。