Chatwork無料版の履歴制限への備え：外部取引先との合意を残す方法
取引先に指定されてChatworkの無料版を使うなら、長く必要になる合意事項をチャットだけに残さない運用にしましょう。2026年10月8日確認の公式ヘルプでは、フリープランで閲覧できるメッセージは直近40日間と案内されています。無料プランの制限
数か月続く案件では、発注時の条件を後から確認できなくなることが問題になります。日常のやり取りはチャット、確定した条件は案件の記録、実行する作業はタスクという役割に分けると、無料版を使う場合も必要な情報を探しやすくなります。
閲覧制限とデータの削除を区別する
公式ヘルプは、有料プランへのアップグレードで過去のメッセージも閲覧できると説明しています。40日を過ぎることを、すべてのデータが直ちに削除される意味で捉えないようにします。一方、自分が今の契約で閲覧できることを前提に仕事を組む必要があります。
また、ブックマークしたメッセージも、閲覧制限がかかると表示できないと案内されています。「重要な投稿はブックマークしたから大丈夫」とは判断できません。ブックマークを含む制限一覧
相手が有料プランを利用していても、自分のアカウントで同じ範囲を閲覧できるとは限りません。必要な情報が双方から確認できるかを、実際のアカウント条件で確認してください。
長く残すものを三種類に絞る
すべての雑談を別の文書へ写す必要はありません。契約や金額などの合意、納品物に関する確定事項、次の作業に必要な依頼を優先します。
| チャットの内容 | 残す先 | 残す項目 |
|---|---|---|
| 追加ページの見積に合意 | 契約・発注条件の記録 | 対象範囲、金額、確認日、根拠 |
| 写真Bを採用すると確定 | 案件の決定事項 | ファイル名、版、決めた人 |
| 明日までに原稿を送る | タスク | 担当、期限、完成条件 |
| 到着連絡や挨拶 | 必要に応じてチャット内 | 個別の転記は省く |
記録は元の発言だけでなく、どの案件についての話かが分かる形にします。特に複数案件を一つのグループで進める場合は、案件番号や対象のファイル名を入れると混同しにくくなります。
合意内容は相手と同じ文書を確認する
チャットを自分だけで要約すると、相手の意図と違う記録になる場合があります。重要な変更は、相手へ整理した内容を共有して認識を合わせます。たとえば「本日の確認内容をまとめました。追加の対象は採用ページ1枚、納期は10月30日、追加費用は10月8日にご確認いただいた見積Q-026の55,000円（税込）です」のような形です。これは架空の記入例なので、実際の合意内容と照合して使ってください。
この整理文は、必要な契約・発注手続きを代替するものではありません。正式な条件明示や締結が必要な場面では、該当する方法で記録をそろえます。チャットに長く残せることと、必要な条件が記載されていることは別の問題です。
添付ファイルにも版を付けます。「こちらでお願いします」という投稿だけでは、後日どの画像やPDFを指していたかが曖昧になります。確定したファイル名と保存先をセットで残してください。
無料版で続けるかは確認作業の負担で判断する
無料版を続けられるのは、チャットを短期連絡に使い、長期の情報が別の記録へ自然に集まる場合です。過去の文脈を頻繁に読み直す仕事なら、有料化を検討する理由になります。
ただし、有料化したから案件管理が不要になるわけではありません。大量の投稿を検索するより、現行の条件が一つの文書へまとまっている方が便利な場面もあります。有料化と記録の整理を別々に考えましょう。
複数ユーザーの組織では、アップグレードが一部のユーザーだけに限定できないという案内もあります。必要な人数と契約単位を確認してから費用を計算します。組織のアップグレード条件
週末に進行中案件の記録だけを点検する
運用を始めるなら、週に一度、進行中案件について「金額・範囲・納期の変更」「新しい確定版」「未完了の依頼」が別の記録へ反映されているかを確認します。40日目まで待つ運用より、少量ずつ整理する方が抜けを見つけやすくなります。
閲覧期限が近い古い案件から全部まとめ直すより、今動いている案件を優先してください。終了案件は、必要な契約・請求・納品の資料がそろっているかを別に確認します。
最初の一件で、チャットを開かずに「何を納めるか」「今の納期はいつか」「次に誰が動くか」を説明できる状態を目指します。それができれば、履歴の長さだけに依存せず、担当者が変わっても仕事を続けやすくなります。