CRMを5人で使う総額比較：無料枠を超えたときにいくらかかるか
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CRMを5人で使う費用は、一人あたりの価格だけでは決まりません。無料人数を超えたときの課金対象、最低契約人数、必要な連携機能、年契約の条件まで含めて計算します。
たとえば3人まで無料の製品でも、5人になったときに超過した2人分だけを払えるとは限りません。有料プランへ切り替える場合は、そのプランで必要な契約席数全体を見積もることが出発点です。以下は2026年10月8日の公式情報に基づきます。
無料枠は人数以外の上限も確認する
無料人数の代表例は、Biginが1ユーザー、HubSpotの無料ツールが最大2ユーザー、Zoho CRMが3ユーザーです。この人数を超える5人運用は、各製品の有料条件を確認する必要があります。
| 実際の利用人数 | 無料候補を考える順番 | 注意点 |
|---|---|---|
| 1人 | 3製品の無料範囲で必要操作を試す | メール連携や記録上限は別条件 |
| 3人 | 3人対応の無料プランを起点にする | 権限や自動化が不足する可能性がある |
| 5人 | 有料プランの必要席数を見積もる | 超過分だけの課金と決めつけない |
無料で人数条件を満たしていても、同じ機能を使えるとは限りません。Bigin、HubSpot、Zoho CRMの公式比較表で、必要機能を一つずつ確認してください。
Zoho CRM Standardは5人で年105,600円の計算
Zoho CRM Standardの年間契約は、1ユーザーあたり月額換算1,760円、税別です。全員を通常のユーザーとして契約する場合、次の計算になります。Zoho CRM公式料金
| 人数 | 月額換算・税別 | 年間契約分・税別 | 計算 |
|---|---|---|---|
| 1人 | 1,760円 | 21,120円 | 1,760円×1人×12 |
| 3人 | 5,280円 | 63,360円 | 1,760円×3人×12 |
| 5人 | 8,800円 | 105,600円 | 1,760円×5人×12 |
3人で無料運用していた場合、5人のStandardへの切り替えを「追加2人×1,760円」と計算すると、必要な総額を小さく見積もってしまいます。有料プラン全体での契約条件を確認します。
この表はStandardの費用例であり、全事業に必要なプランを示すものではありません。上位プランの機能が必要なら価格は変わり、移行支援、他サービスの利用料、税は別に考えます。
kintoneは5人以下でも最低10人分で比較する
kintoneは顧客管理専用CRMとは異なり、業務に合わせてアプリを作るサービスです。顧客台帳や案件管理の候補にはなりますが、完成済みCRMと同じ条件で比較しないようにします。
ライトコースは1ユーザー月1,000円、スタンダードコースは1,800円で、いずれも税別・最低10ユーザーからです。1人、3人、5人の実利用でも、最低契約数を満たす支払いで計算します。kintone公式料金
| コース | 実利用1・3・5人の最低月額 | 最低10人分の年額 | 判断する条件 |
|---|---|---|---|
| ライト | 10,000円 | 120,000円 | 基本的なアプリ運用で足りるか |
| スタンダード | 18,000円 | 216,000円 | 外部連携やプラグインを必要とするか |
公式のコース比較では外部サービス連携やプラグインの対応が異なります。安いコースに契約後の連携要件を足せると決めず、最初に必要機能を確認します。
料金表へ入力する前に5人の役割を決める
5人在籍していても、全員が同じ機能を使うとは限りません。ただし、費用を下げるためにアカウントを共用すると、誰が記録したか分からず、退職時の権限整理も難しくなります。
架空の5人事業なら、次のように利用目的を整理します。
| 役割 | 必要な作業 | 契約前に確認すること |
|---|---|---|
| 代表1人 | 案件確認、設定、権限管理 | 管理者として必要なライセンス |
| 営業2人 | 顧客・案件・活動の登録 | 日常入力に必要な機能 |
| 制作1人 | 受注条件と進行の確認 | 閲覧と更新の範囲 |
| 事務1人 | 連絡先と引き継ぎ確認 | 閲覧専用などの選択肢の有無 |
製品によっては用途の違うライセンスがありますが、安い席で何でもできるとは限りません。全員通常席の見積もりを基準に置き、役割別契約が要件を満たすと確認できた場合にだけ見積もりを変えます。
既存ツールと追加連携の二重払いを点検する
CRM本体が予算内でも、フォーム、メール、名刺取り込み、連携サービスの費用が別にかかる場合があります。既に使っている業務メールや表計算が不要になるとは限らないため、削減できる費用を過大に見込まないでください。
予算表では「必須のCRM契約」「追加連携」「移行作業」「継続して使う既存サービス」を分けます。架空例として、CRM年105,600円に連携用予算12,000円を置くなら、合計117,600円です。この12,000円は商品価格ではなく仮予算であり、必要な連携が確定するまで節約額や採算を断定しないための欄です。
費用が合わない場合は、連携を手入力に置き換えて運用できるか、管理する業務を絞れるかを検討します。
契約前に無料継続と有料移行の両方を判定する
3人までの無料プランで必要な対応を管理できているなら、人数が変わらないうちは無料を続ける判断もできます。5人が同じ案件を扱うようになったら、アカウントを共有して人数条件を避けるのではなく、必要な契約条件で比較します。
選定では、架空の顧客を使い、5人それぞれの入力・閲覧・引き継ぎを試します。閲覧できない情報が多すぎる、全員に見せてはいけない情報まで見える、担当変更が難しいといった問題は、価格表からは分かりません。
最終的には、年額を払えるかに加え、毎日記録し、次の担当者が使えるかで決めます。顧客管理の機能そのものを絞りたい場合は、Excelで足りる条件とCRMの判断表から必要範囲を見直してください。