継続顧客への再提案を管理する：更新前フォローの台帳と連絡日

継続顧客への更新前フォローを、検討時期・再提案・次回連絡で管理。契約期限の管理と分けた台帳、質問例、段階、引き継ぎを示します。

継続顧客への営業フォローは、契約の更新日を記録するだけでは足りません。顧客が次の予算や発注方針を決める前に、利用状況を聞き、必要な提案を準備する日を管理します。

この記事では、解約予告や契約条項の管理ではなく、営業としての再提案と更新前の連絡を扱います。法的な期限は別の契約台帳で確認し、営業予定へ必要な参照を付けます。

更新日より顧客が決める日を先に聞く

満了日の一週間前に連絡しても、顧客側の予算が既に決まっている場合があります。営業上は、満了日、顧客の検討時期、見積が必要な日を分けて把握します。

架空の年間制作契約なら、契約更新は4月でも、予算検討が1月、社内申請が2月という流れが考えられます。その場合、提案準備は前年末から必要になります。

顧客がいつ判断するか分からないなら、最初のフォローの目的を「継続しますか」ではなく、「次期の検討時期と必要資料を確認する」に置きます。

顧客	契約の参照	顧客の検討時期	次回連絡	営業上の目的
青葉商店	契約K001	1月上旬	12月10日	次年度の制作量を聞く
山田教室	契約K008	2月中旬	1月20日	春の募集予定を確認
海辺カフェ	契約K012	随時	11月5日	新メニューの予定を聞く

これは架空の記入例です。契約条件をこの表へすべて複製するのではなく、正式な契約管理先への参照を残します。営業上の連絡予定を変更しても、契約期限まで変更されたように見えない構成にしてください。

人数が増える場合は、顧客窓口と社内担当も記録します。更新提案を誰が出すかが決まっていないと、全員が更新日を知っていても作業が進みません。

再提案の前には、契約している内容、実際に使われた内容、困っていること、次期に変わる予定を確認します。顧客の事業全体を無理に調査する必要はありません。

不満がないことと、現在の契約を同じ条件で続けることは同義ではありません。顧客の状況が変わったなら、縮小や一時停止も含めて適切な提案を考えます。

営業の状態を「更新待ち」だけにすると、何を待っているか分かりません。準備中、面談予定、提案提出済み、顧客検討中、継続確定、終了のように、次の行動が変わる区切りを作ります。

顧客がまだ見積を受け取っていない段階を「回答待ち」にしないことが大切です。提出予定と提出済みを分け、最新版の資料への参照を残します。

CRMのタスクを使う場合は、提案案件と期日を関連付けます。HubSpotではタスクの期日やリマインダーを設定できるため、必要な条件を対象プランで確認します。HubSpotのタスク作成

契約金額を変える提案では、変更理由と対象範囲を明記します。「値上げ済み」という短い記録だけでは、何が増えたのか、どの条件に顧客が合意したのか分かりません。

架空例なら「月2本から4本へ増加。追加撮影は別見積。顧客は本数増加を希望し、開始月は確認中」と残します。こちらの提案と顧客の確定回答を混ぜないようにしてください。

継続が決まらなかった場合も、見送り理由を確認できた範囲で記録します。推測の評価を断定せず、「予算削減との回答」「新担当の判断待ち」など事実を残します。

継続が確定したら、正式な契約手続きの管理先と、実際の提供業務の担当へ引き継ぎます。営業台帳の受注状態だけで、契約手続きまで完了したと扱わないでください。

提供開始後の確認日も一つ決めます。提案した内容が実際に使われているかを早めに確認できれば、次の更新直前まで課題が放置されるのを防ぎやすくなります。

顧客数が少ないなら表計算で十分です。まず検討時期と次回連絡日をそろえ、日々のフォロー管理へつなぐことから始めましょう。