電子契約サービスの乗り換え：署名済PDFと証明資料を取り出す手順

電子契約サービスを乗り換える際の、署名済みPDF・証明資料・索引の取出しを解説。未締結案件の扱い、移行前後の照合、解約前の確認表も紹介します。

電子契約を乗り換えるときは、新サービスの契約より先に、現在の契約書をどの形式で取り出せるか確認します。締結済みPDF、関連する証明資料、契約を探すための索引をそろえてから、旧サービスを停止する日を決めましょう。

「PDFをダウンロードできた」だけでは、すべての移行が終わったとは限りません。別紙、相手が追加した添付、未締結の書類、作成用テンプレートなどは別に確認します。以下は移行手順の設計例で、特定製品間の完全移行を実測して保証するものではありません。

対象を締結済み・進行中・雛形に分ける

最初に現在の一覧を保存し、何件を取り出す予定かを固定します。作業中にも新しい契約を送る場合は、どの日時までを最初の移行対象にするか決めます。

未締結の依頼を新サービスでも送ると、相手に有効な依頼が二つ残る可能性があります。新規送信を切り替える日と、旧サービスの未締結を処理し終える日を分けると整理しやすくなります。

電子署名付きPDFは、サービスから取得したファイルを保持します。印刷して再スキャンしたものや、PDF編集ソフトで内容を変更したものを、取得したファイルの代わりにしないようにします。

クラウドサインは、契約ファイルと合意締結証明書に同じ書類IDを付け、対応関係を確認する方法を案内しています。証明書のダウンロードにはアカウントが必要なため、担当者のアカウントを停止する前に取得の可否を確認します。証明書の取得条件

製品ごとに証明資料の名称や出力範囲は異なります。問い合わせるときは「全部出せますか」より、「締結済みPDF、締結の証明、相手の添付、管理項目CSVのそれぞれを取り出せるか」と分けて確認しましょう。

一括出力を始める前に、単純な契約、複数添付のある契約、変更文書がある契約などを含む10件を選びます。ファイルが開くか、ページがそろうか、索引から正しい契約へたどれるかを確認します。

照合表には旧書類ID、新しい管理番号、PDFの有無、証明資料の有無、別紙の有無、確認者を並べます。数字の件数が同じでも、ある一件が重複し別の一件が欠けている可能性があるため、IDごとの照合が必要です。

取得したファイル名が同じになる場合は、保存時の上書きにも注意します。元ファイルを保持したうえで管理用フォルダを分けると、同名契約を取り違えにくくなります。文字化けや長すぎる名前があれば、取得元のIDとの対応を失わない形で管理します。

旧契約を新しい電子契約サービスへ取り込める場合でも、すべての署名履歴や管理機能が再現されるとは限りません。新サービスで再締結したことにもなりません。移したデータが、どの機能で利用できるかを確認します。

少人数なら、契約ファイルを適切な保存先へ置き、台帳から参照する方法も候補になります。大切なのは、元の契約を保存し、必要な人が探して内容を確認できることです。

保存先では閲覧と編集の権限を分け、バックアップと復元方法を決めます。契約情報を含むファイルを個人のダウンロードフォルダだけに残さないようにしてください。小規模事業の管理項目はIPAのガイドラインも参考になります。

解約後も閲覧できるか、ファイルを再取得できるか、契約者以外が署名を検証する方法はあるかなどを、旧サービスへ確認します。有料契約の停止とアカウント削除で扱いが違う場合もあるため、実施する操作名まで合わせます。

停止判断の表には、対象全件の照合、例外の処理、関係者の閲覧確認、旧サービスの未締結書類、新サービスの送信準備を並べます。未完了があるなら理由と担当を残し、先に全員のログインを止めないようにします。

まず一括出力の可否と解約後の条件を確認し、10件の取り出しを試してください。移行先の機能の多さより、必要な契約を後日取り出せることを先に確かめると、切替後の手戻りを減らせます。