商談管理はNotion・Trelloで足りる？CRMとの違いを小規模案件で比較

Notion・Trelloの商談管理とCRMの違いを顧客・案件・履歴で比較。カード記入例、複数メンバー、外部共有、書き出しから選びます。

商談の件名、状態、期限を見たいだけなら、NotionやTrelloで管理できる場合があります。一方、同じ顧客の複数案件、メール履歴、担当別の権限を継続して扱うなら、CRMも比較対象になります。

違いは「一覧を作れるか」だけではありません。顧客と案件の関係を保ち、対応履歴を探し、担当変更後も使い続けられるかで判断します。

案件の一覧と顧客情報の蓄積を分ける

カンバンは、案件を「相談中」「見積中」「受注」などの列へ置くと進捗が見えます。ただし、同じ顧客が別の案件にも現れると、連絡先や履歴が複数カードに分かれることがあります。

一つの顧客から一度だけ依頼を受ける運用と、継続して複数案件を受ける運用では、必要な構成が異なります。後者では顧客の情報を一か所に置き、各案件から参照できる形を考えます。

Notionで管理するなら、顧客データと案件データを一つのページ本文へ混ぜず、どこを正しい情報の置き場にするかを決めます。構成を自由に作れる分、項目の追加と運用ルールも自分たちで担当します。

架空例では「青葉商店」の顧客情報を一か所に置き、案件「チラシ」「看板」から参照します。住所を変更するときに両案件へ同じ修正をする構成なら、情報を分け直す余地があります。

無料プランは一人での利用と、複数メンバーでの利用の制限が異なります。内部スタッフを全員ゲストにすれば同じ条件で使えると考えず、メンバー・ゲストと必要な共同編集範囲を確認します。Notion公式料金

Trelloで商談を管理する例では、カード一枚を一案件とします。同じ顧客の別依頼は別カードにし、共通の顧客情報への参照をそろえます。

コメントへ会話を残す場合も、最新の約束がどこにあるかを分かるようにします。長いコメントを毎回読み返す必要があるなら、要点欄を設ける方法があります。

Trello無料プランにはワークスペースの共同作業者数やボード数などの上限があります。利用人数だけでなく、顧客ごとにボードを分ける設計が上限へ影響しないかを確認してください。Trello公式料金

NotionやTrelloでも工夫次第で多くの情報を置けますが、顧客と案件の関連、メール記録、検索、担当別の共有範囲を自分で設計する負担があります。CRMでも設定は必要ですが、顧客管理として用意された単位が業務に合うかを試せます。

「CRMの方が高機能だから」という理由だけで移る必要はありません。日常的に困る作業を具体化し、今のツールで直せるかを先に見ます。

たとえば、同じ会社名を何度も書き直すだけなら顧客表の分離で改善する可能性があります。複数人のメール履歴が探せない問題なら、CRMの連携が候補になります。

案件ボードを外注先と共有するときは、他顧客の案件も見える構成になっていないか確認します。カード単位、ページ単位、ボード単位など、共有の単位はツールによって異なります。

書き出しも、文章やカード一覧を取り出せることと、関係・履歴・添付を再現できることは別です。試用時に架空の案件を数件作り、解約後に読める形で残せるかを見てください。

無料の範囲を超える場合は、人数だけでなく共同作業者と外部ゲストの課金条件を公式表で確認します。少人数でも共有設計によって支払いは変わります。

最初は進行中の5案件を入れ、朝の確認、連絡後の記録、見積の変更、受注後の引き継ぎを試します。使わない集計や複雑な自動化は後回しで構いません。

一週間後、今日連絡する相手が見え、過去の約束を探せるなら、その構成で続けられる場合があります。顧客情報の重複や履歴分散が残るなら、CRMと表計算の比較から必要機能を見直しましょう。