Google WorkspaceとMicrosoft 365を1人・3人・5人で比較：通常料金と無料代替
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Google WorkspaceとMicrosoft 365は、普段の文書とメールの使い方から選ぶと整理しやすくなります。ブラウザ上のGoogleドキュメントやGmailを中心に働くならGoogle Workspace、OutlookやMicrosoftの文書形式を中心に共同作業するならMicrosoft 365を候補にします。
ただし、Microsoft 365 Business Basicにデスクトップ版Officeが含まれると考えて選ぶのは避けてください。本記事では、小規模事業が比較しやすいWorkspace Business StarterとMicrosoft 365 Business Basicを中心に、通常料金と無料で足りる条件を整理します。確認日は2026年10月8日です。
まず仕事用メールと共同編集に何が必要か決める
ひとりで無料Gmailを使い、個人用の文書や表計算で仕事を進められているなら、開業しただけで有料プランが必須になるわけではありません。独自ドメインのメール、事業としてのアカウント管理、担当変更時の引き継ぎが必要になったところで有料プランを検討します。
| 仕事の状況 | 先に試すこと | 有料化を検討する理由 |
|---|---|---|
| ひとりで紹介案件を受ける | 現在の無料メールと文書で業務が完結するか | 独自ドメインや事業用管理が必要 |
| 3人で同じ顧客を担当する | ファイルと予定の共有方法をそろえる | 退職・担当変更を組織で管理したい |
| 5人でExcel資料をやり取りする | 実際のファイルを対象アプリで開く | 必要機能や編集環境を統一したい |
| 外部の人と短期で共同作業する | 共有範囲と編集権限を決める | 外部共有を統制する必要がある |
無料版の便利さと、事業用アカウントの管理機能は別の判断軸です。人数だけで有料化を決めず、所有者と引き継ぎを先に考えます。
1人・3人・5人の通常料金を同じ条件で計算する
下表は、年契約を前提にした1ユーザーあたりの通常料金から計算したものです。期間限定割引は含めず、すべて消費税別です。「月額換算」と「自由に毎月解約できる月契約」は同じ意味ではありません。
| プラン | 1人：月額換算／年額 | 3人：月額換算／年額 | 5人：月額換算／年額 |
|---|---|---|---|
| Workspace Business Starter | 800円／9,600円 | 2,400円／28,800円 | 4,000円／48,000円 |
| Microsoft 365 Business Basic・Teamsあり | 1,049円／12,588円 | 3,147円／37,764円 | 5,245円／62,940円 |
| Microsoft 365 Business Basic・Teamsなし | 809円／9,708円 | 2,427円／29,124円 | 4,045円／48,540円 |
各人に1ライセンスを割り当てる計算です。ドメインの取得・更新費、別途購入するアプリ、移行作業費は含みません。Google Workspace公式料金、Microsoft 365 Business Basic公式料金
Workspace Starterのフレキシブルプランは月950円、Microsoft 365 Basicの月契約はTeamsあり1,259円、Teamsなし971円という別条件です。人員が増減する可能性が高い場合は、年契約の割安さだけでなく変更条件を見て選びます。Workspaceの支払いプラン比較
保存容量は全体共有と一人分を読み分ける
Workspace Starterは、1ユーザーあたり30GBを組織でプールする方式です。3人なら合計90GB、5人なら合計150GBを基準に考えます。特定の人だけ大きなデータを扱う場合は、全体の使用量を見る必要があります。
Microsoft 365 Business Basicは1ユーザーあたり1TBのクラウドストレージが案内されています。同じ「人数×容量」でも管理の仕組みが違うため、数字だけでなく実際にどこへ保存し、誰が所有するかを決めてください。Workspaceの容量、Basicの内容
動画や高解像度画像を多く扱う事業は、平均的な文書の枚数では判断できません。現在のメールと業務ファイルを合計し、今後一年で増える量を別に見積もります。共有フォルダと個人フォルダの置き分けも、試用時に確認すると選びやすくなります。
Excelを使うならブラウザ版で困らないかを先に試す
Microsoft 365 Business Basicは、Web版・モバイル版のWord、Excel、PowerPointなどを含むプランです。デスクトップ版Officeを必要とする場合は、対応する別プランや既存ライセンスとの組み合わせを検討します。Basicのアプリ説明
比較に使うファイルは、新しい空白の表より、実際の見積書や取引先から届く資料が適しています。次の3点を一通り試してください。
- 数式・レイアウト・印刷が業務上必要な形で使えるか。
- 複数人で編集した結果を確認でき、誤変更から戻せるか。
- 取引先へ渡す形式で保存した後も内容が崩れないか。
Google側も、受け取ったOffice形式を扱う場面があるなら同じファイルで確認します。「ファイルが開く」と「そのまま納品できる」を分けることが、選定での重要な確認です。
代表アドレスと外部共有を人数分の契約から分ける
info@などの代表アドレスがあるからといって、必ず独立した人のアカウントを増やすとは限りません。一人への別名、複数人への配信、共同で返信する窓口では必要な機能が違います。
架空の3人事業なら、代表・営業・制作の個人アカウントを持ち、問い合わせ窓口は別に運用方法を決める構成が考えられます。担当者全員で一つのパスワードを共有する前提にはせず、選ぶサービスで対応可能なグループや共有機能、その条件を確認します。
外注先へのファイル共有も、内部スタッフと同じ契約数になるかを決めつけず、招待方法と編集範囲を確認してください。重要なのは、契約数を減らすことだけではなく、契約終了後にその相手のアクセスを解除できることです。
既存メールを移す前に少量で仕事の一日を通す
候補が決まったら、メール送受信、予定作成、共有文書、取引先への送付を一日分の流れとして試します。メールだけを移し、予定や共有ファイルが以前の個人アカウントに残ると、二重管理が続きやすくなります。
まず実在顧客の機密を含まないテストデータで、送受信と共有権限を確認します。料金、容量、アプリの適合に問題がなければ、移行対象と切替日を決めて契約を確定します。
無料の仕組みで困っていない人は、独自ドメインや引き継ぎの必要が出るまで継続しても構いません。有料化するなら、月額の差額だけでなく、普段のファイルを無理なく扱え、担当者が変わっても仕事を続けられる方を選びましょう。