会計ソフトの年間費用を比較：1・3・5人の利用料と追加料金の計算例

会計ソフトの費用は、基本料金に「実際に使う機能の人数」と「証憑などの利用量」を加えると比較できます。会社が5人だから5人分の会計アカウントが必要とは限りません。会計入力は2人、経費申請は5人という会社なら、機能ごとに人数を分けて見積もりましょう。

この記事では2026年10月8日の公式料金を使い、年額の計算方法を示します。金額は特記がない限り日本円・税抜で、初年度キャンペーンや税理士報酬を含みません。機能を同一にした総合順位ではなく、必要な契約条件を見積もるための表です。

個人向けと法人向けの見積もりを分ける

同じブランドでも個人向けと法人向けでは、申告機能や権限、人数の追加方法が違います。まず契約主体が個人事業主か法人かを決め、別の表で比較してください。「個人向けが安いから法人でも使う」という選び方は避けます。

次に、料金表の月額が「毎月請求される金額」なのか「年額を12で割った表示」なのかを確認します。freee個人スターターのWeb契約は、年払い11,760円に対し、月払い1,780円です。月払いを12か月続ける計算では21,360円になります。差額9,600円は年払いの効果ですが、途中解約時の扱いや利用期間を確認せず年払いを選ぶ理由にはなりません。freee個人の料金

従業員数だけで比較するより、この5項目がそろっている方が料金の取り違えを防げます。

1・3・5人は「会計を操作する人数」で計算する

次は、全員が会計を操作する場合の通常年払いの計算例です。全員を一般の会計利用者として数え、税理士専用招待や経費申請専用ユーザーは含めていません。追加ユーザーを1年間使う前提です。

freeeスターターと弥生会計 Nextエントリーは3人を基本枠に含み、会計利用者を2人追加する例では300円×2人×12か月＝7,200円を加えています。MFは5人の会計利用ではビジネスを選び、基本年額77,760円に同じ7,200円を加えます。freee法人料金、MF法人料金、弥生会計 Next料金

freeeひとり法人でも有料で最大2人を追加できますが、この表では3人時にスターターを候補としています。操作人数以外の制限や必要な機能も合わせて比較するためです。ひとり法人とスターターでは、経費精算や入出金管理などの範囲も異なります。

表の金額を「社員5人の最終支払額」とは考えないでください。請求書機能を5人が使う、経費精算を追加するなどの条件で、別の課金が生じます。

証憑枚数と周辺機能の追加料金を足す

基本料の次に確認するのは、領収書の読取り、経費精算、請求書の郵送などです。同じ5人でも、経費申請をする月としない月で課金対象の数え方が変わる製品があります。登録人数だけなのか、実際に利用した人数なのかを公式の定義で確認します。

個人向けの例では、MFパーソナルはOCR月30件までを含み、超過分は1件20円です。毎月80件を利用する計算例なら、超過50件×20円×12か月＝12,000円。通常年額15,360円と合わせて27,360円になります。MF個人のOCR料金

これは月80件が12か月続く仮定です。年間960件を一括で計算するのではなく、月ごとの無料枠を適用してください。繁忙月だけ100件、他の月は10件という利用では結果が変わります。また、無料枠超過時に従量課金できるプランと、上位契約が必要なプランは同じではありません。

年間費用の基本式は、次のように置けます。

年間支出＝年額基本料＋追加ユーザー料＋月別の従量料金合計＋オプション料＋初期費用

費用を節約するために全員で一つのアカウントを共有するのではなく、各担当が必要な機能だけを使う設計にします。入力者や修正者を後から追えることも、人数を決める条件です。

初年度の特典は更新年と別の欄へ置く

無料期間、初年度割引、申込条件付き還元を一つの「実質月額」にすると、更新時の支出が見えにくくなります。通常料金を先に計算し、確実に適用される特典だけを初年度欄で調整しましょう。

次は、年額34,800円の契約に2人を追加する架空の見積もり例です。特典は利用しない前提で、追加料金は年間7,200円とします。

税込計算は単純に10%を加えた例で、実際の請求時の端数処理とは差が出る場合があります。見積書や申込画面では、税、請求時期、追加ユーザーの途中月の扱いまで確認してください。無料期間が何月に終わるのかも、カレンダーへ残しておくと更新時の見落としを防げます。

サポートを含めた費用と自分の作業を比べる

料金の差が、そのまま機能の差とは限りません。サポートの受付方法や相談範囲に違いがある場合、質問が多い導入初期には上位プランが候補になります。ただし、操作案内と個別の税務相談は別です。

弥生会計 Nextでは、エントリーとベーシック、ベーシックプラスでサポート範囲が変わります。電話や仕訳相談が必要なら、会計利用者数だけで作った前の表に、そのプラン差額も加える必要があります。税務や紛争の相談は対象外と案内されています。サポート条件

自分の作業時間は契約料金とは別欄に置きましょう。たとえば月1時間減ることに価値があるなら、試用で本当にその作業が減るかを確認します。まだ測っていない時間を金額換算して「必ず元が取れる」と判断しないことが大切です。

料金表の確認日と契約更新日を残す

比較時点の価格が、次の更新でも続くとは限りません。MFの個人向けには2026年12月、法人向けには2027年6月の料金体系改定予定が案内されています。将来の費用を見積もるときは、旧料金表だけを保存せず、自分の契約への適用日を確認してください。個人料金、法人料金

契約台帳には、製品名、プラン、契約主体、会計人数、経費人数、通常年額、更新日、解約・変更期限、確認したURLを残します。誰かが退職して利用者が減ったときも、実際の請求人数が減っているか確認できます。

まず自社の人数と証憑枚数を記入し、通常年の総額を作ってください。そのうえで必要な機能とサポートがそろう二つのプランを比べると、最安表示に引っ張られず契約を選べます。

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