3〜5人の経費精算ソフト：会計付属機能の人数と追加料金を比較

3〜5人で経費精算を始めるなら、まず利用中の会計ソフトに付属する機能を確認してください。会計へ転記する手間を抑えやすい一方、経費申請者だけでなく承認者の人数や、利用月ごとの追加料金で総額が変わります。

ここでは、freee会計、マネーフォワードクラウド、弥生会計 Nextの公式料金を基に比較します。確認日は2026年10月8日です。実際の申請操作やOCR精度は試していないため、使いやすさの順位は付けません。

社員数ではなく申請と承認をする人を数える

最初に、経費を申請する人、承認する人、振込を実行する人を並べます。同じ人が複数の役割を持つ場合も、役割ごとに必要な機能を確認します。外注の経理担当者を追加するなら、その人も人数条件の確認対象です。

架空の3人会社を「申請者2人＋承認する代表者1人」、5人会社を「申請者4人＋代表者1人」とします。代表者自身も経費申請する場合、同じ人を二人分として数えるという意味ではありません。サービスが定める対象ユーザー数で計算します。

freeeのスターター等では、経費の申請・承認いずれかを行ったユーザーに従量課金が発生します。無料で招待できる一般従業員でも、経費を申請すれば利用料の対象になり得ます。freeeの申請機能の従量課金

下表は、国内向け公式価格を使った税抜の計算例です。会計を操作するのは代表者1人、経費機能の利用者は承認者を含め毎月3人または5人とします。年間契約の基本料に、同じ人数で12か月利用した経費関連の追加料を加えています。

製品・比較プラン	3人利用の年額例	5人利用の年額例	計算の前提
freee会計スターター	76,560円	83,760円	65,760円＋300円×人数×12
MF スモールビジネス／ビジネス	53,760円	77,760円	3人はスモール、5人はビジネス
弥生会計 Next ベーシック	50,400円	60,000円	3人込み、追加2人×400円×12

出典：freee法人料金、マネーフォワード料金、弥生会計 Next料金。キャンペーン、別機能の従量料金、振込手数料等は含めていません。

マネーフォワードは法人向けの料金改定を2027年6月から予定しています。表は確認日時点の単価を12か月に換算した比較であり、今後一年の実請求を保証するものではありません。料金改定の告知

毎月利用する前提だけでなく、出張がある月だけ経費が発生する会社もあります。人数の判定が登録数か、ログイン数か、対象操作をした人数かで、利用の少ない月の費用が変わります。

freeeは申請・承認をした月のユーザー数が基準で、下書き保存や差戻し等には別の扱いがあります。同じ人が月内に何度も申請しても、その月の人数として数える方式です。ただし月をまたぐ申請・承認には注意が必要です。freee従量課金の対象操作

弥生会計 Nextの料金表は、経費精算の利用人数に応じた追加料金を示しています。マネーフォワードもプランごとのアカウント上限があります。「月に申請しなければ全製品で無料」とは考えず、現在の契約での判定条件を確認してください。外注担当者を常時登録する場合も同様です。

試用では、きれいな領収書一枚を登録するだけでなく、自社で起きる経費を一通り扱います。架空の出張として、交通費、宿泊、立替の消耗品を用意すると、入力項目や添付の必要性を比較しやすくなります。

自動読取の候補は、そのまま正しいと判断せず原本と比べます。紙を撮影した場合の原本保管は、経費の承認とは別にスキャナ保存の条件を確認します。

代表者が全件確認する会社なら、一段階の承認で運用できるかを検討します。freeeのスターター・スタンダードは公式料金表で経費精算の承認一段階を案内しています。複数の承認者を順番に通す必要があるなら、同じ価格で実現できるとは限りません。freeeの機能比較

代表者自身の経費、代表者不在時、差戻しの再提出期限など、通常ルート以外も決めます。承認経路を複雑にすると、少人数では全員の作業が止まる場合があります。会社の規程と責任分担に合う必要十分な形を選んでください。

承認済みになっても、振込済みとは限りません。振込の担当、実行日、結果の確認までを決めて、申請者が支払時期を把握できるようにします。会計連携を使う場合は、承認の時点と支払の時点に何が登録されるかも確認します。

すでに会計を使っているなら、経費精算のために会計ごと乗り換える費用と手間も考えます。基本料が安くなるだけでなく、科目や過去資料の移行、税理士との共有、社員への説明が必要になるためです。

逆に、付属機能が自社の申請に合わず、毎月別表で補っているなら、経費専用サービスを検討する理由になります。その場合は追加契約料と会計への連携方法を合わせて確認します。「専用サービスなら自動連携まで無料」という前提は置きません。

候補は、人数の計算表と架空の申請課題を使って二つまで絞りましょう。導入後の二重精算を防ぐ運用は立替払いと会社カードの分け方で確認し、安く使えることと正しく支払えることを両立させてください。