勤怠CSVを給与ソフトへ取り込む：社員番号・時間・締日の確認

勤怠CSVを給与ソフトへ取り込む際の社員番号、時間単位、締日、項目定義、再取込を解説。7時間30分の表現と架空照合例を示します。

勤怠と給与に別のソフトを使う場合、CSV連携を安定させる鍵は「どのファイルを選ぶか」より、同じ従業員・同じ期間・同じ単位を対応させることです。人数が3人でも、この対応がずれると全員分を取り込み直すことになります。

まず作るのは、一枚の項目対応表です。この記事では実製品で取り込んだ結果ではなく、公式仕様を読む際の確認点と、架空データで試す手順を示します。連携対象や利用できるプランは、契約している製品の最新ヘルプで確かめてください。

社員番号を連携の基準にする

氏名だけを照合の軸にすると、空白、旧姓、文字の違いが影響します。両システムで一致させる識別子を決め、社員番号と給与側の登録番号を一覧にしてください。退職者の番号を新しい従業員へ再利用する運用も避けます。

freee人事労務の他社勤怠データ取込では、従業員番号を登録済み情報と一致させる必要があり、氏名は参考情報として扱われます。製品ごとに照合に使う列が違うため、氏名が合っていれば大丈夫とは判断できません。freeeの勤怠データ取込ヘルプ

架空例として社員番号「0012」を表計算で開き、「12」に変わって保存した場合、文字列として一致しない可能性があります。番号列は文字列として読み込み、保存後のCSVも確認します。見た目を直すだけでなく、実際に書き出された値を見るところまでを手順に含めてください。

「7時間30分」は、時刻形式なら7:30、十進数の時間なら7.5、分なら450です。「7.30」を7時間30分の意味で使っても、受取側が十進数なら7.3時間、つまり7時間18分として扱います。

freee形式の取込仕様では、労働時間を分単位で入力し、実績がない項目にも空欄ではなく0を入れる案内があります。この条件を他製品のCSVへそのまま当てはめることはできません。取込先が配布する最新のサンプルを起点にします。freee形式の入力条件

端数処理も受渡しの前に決めます。元データを分単位で保存し、変換用の列を別に置けば、丸めた値から元へ戻せなくなる事態を避けられます。給与の端数処理の適否は、ソフトの初期値だけで決めず確認してください。

「10月分」というファイル名だけでは、10月勤務分なのか10月支給分なのか分かりません。架空例として、9月21日〜10月20日の勤怠を10月25日支給の給与へ使うなら、その三つの日付を受渡し記録へ明記します。

ファイル名は「勤怠_20260921-20261020_支給20261025_v1.csv」のように対象期間と版を含めます。長く感じても、翌月に訂正が出た際に、どの支払へ反映したものか探しやすくなります。個人名や金額はファイル名へ入れなくて構いません。

複数の締日がある会社では、従業員ごとに対象期間が同じかを先に確認します。月末入社、締日直後の退職、日またぎ勤務は、通常月では見えない差が出る例です。期間外のデータが混ざっていないか、件数と最初・最後の日付を確認してから取り込みます。

項目名が同じでも意味が一致するとは限りません。有給休暇の時間を所定労働時間へ含めるのか、休日区分を別に扱うのか、深夜時間を他の時間と重複して渡すのかを確認します。

対応表の一行は「出力列名／出力定義／入力列名／入力定義／単位／変換」の形にします。例えば深夜時間を別枠で受け取る給与ソフトに対し、総時間から先に除いてしまうと、基本部分の計算に必要な時間が不足することがあります。推測で引き算せず、取込先の仕様に従います。

項目が合わないときは、毎月手で直す列として隠さないことが重要です。人数が増えなくても、時給変更や休暇の導入で手修正が増えます。月ごとの補正内容を説明できない組み合わせなら、連携方法か製品の組み合わせを見直します。賃金形態の整理は月給と時給が混在する給与設定も参考になります。

CSV連携の事故は、最初の取込より訂正時に起こりがちです。同じ月を二度取り込むと既存値を上書きするのか、加算するのか、確定済みデータは拒否するのかを調べてください。製品名から挙動を推測せず、対象の取込機能ごとに確認します。

架空データで、最初に450分、訂正版で480分を入れるケースを試します。最終的に480分になることを想定するのか、一度削除してから取り直す手順なのかを、実行前に決めます。確認結果は「動いた」だけでなく、取込前の値、使ったファイル、取込後の値で残します。

本番の訂正では、旧ファイルを上書き保存せず、v2として分けます。修正理由、承認者、給与が未確定か確定済みかを記録し、再実行する人を一人に決めます。複数人が善意で取り込み直すことが二重処理につながるためです。

取り込み完了の表示は、給与が正しいことの確認とは別です。最初に対象人数、次に従業員別の時間、最後に支給項目を照合します。全員の総時間が一致していても、二人の時間が入れ替わることはあるため、合計だけでは足りません。

架空の3人なら、Aさん450分、Bさん360分、Cさん0分というように、異なる値を使うと取り違えを発見しやすくなります。0分の人も含めるのは、空欄や前月値が残る扱いを確かめるためです。給与額の期待値については、賃金設定を確認できる担当者に作成してもらいます。

毎月の記録には、対象期間、取込人数、確認結果、確定日時を残します。API連携を選ぶ場合も、社員番号や期間の照合は必要です。少人数向け勤怠ソフトの選び方で候補を絞り、この確認表を使って自社の給与ソフトへ最後まで渡せるかを確認しましょう。